Allmänna villkor för konferenser & event

Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bifogas bokningsbekräftelsen eller att parterna på annat sätt har kommit överens om att dessa allmänna villkor ska tillämpas.

1. Definitioner

Ett arrangemang innebär att lokaler tillhandahålls med eller utan catering, exempelvis för en konferens eller en gruppbokning i en eventlokal. Kunden är den juridiska eller fysiska person som är betalningsansvarig för arrangemanget. Med 7A Sevena AB avses 7A:s anläggningar, som levererar arrangemanget. Bokningens värde är det överenskomna priset för hela beställningen eller summan av det beställda antalet deltagare multiplicerat med det överenskomna priset per deltagare och dag, samt priset för särskilt beställda tjänster.

2. Bokning

Bokning kan göras muntligen eller skriftligen.

a) Kunden har tillgång till lokalerna under den tid som anges i bokningsbekräftelsen. Om kunden har särskilda önskemål gällande exempelvis säkerhetsarrangemang, musik/underhållning eller djur, ska detta anges vid bokningstillfället så att det tydligt framgår av bekräftelsen.

b) 7A har rätt att flytta kundens arrangemang till en annan likvärdig lokal. I sådana fall har kunden inte rätt till ersättning. Däremot ska 7A ersätta kunden om särskilda kostnader uppstår till följd av flytten till en annan lokal eller anläggning.

c) Beställning av mat ska göras senast 30 dagar före evenemanget. Vid beställning av meny gäller samma meny för hela sällskapet. För personer med allergier erbjuds en anpassad meny.

d) Priset för hyrda lokaler inkluderar viss utrustning enligt offert. All annan teknisk utrustning och konferensservice debiteras enligt gällande prislista eller offert.

e) Kunden åtar sig att följa myndigheternas och/eller 7A:s krav på att inte belasta hyrda lokaler med fler besökare eller mer material än vad utrymningsvägar och säkerhetsbestämmelser tillåter.

f) Kunden har rätt att fotografera och filma under sitt arrangemang, förutsatt att detta sker under den tid kunden hyr lokalen och att syftet är internt bruk, exempelvis egen marknadsföring. 7A har också, efter särskild överenskommelse med kunden, rätt att fotografera och filma för egen användning samt publicera materialet i sin egen marknadsföring.

3. Mat och dryck

All mat som serveras och säljs, inklusive frukt och drycker, ska tillhandahållas av 7A. Kunden har inte rätt att anlita annan leverantör för att leverera eller hantera mat och dryck inom leverantörens byggnader eller markområde. Dessa regler följer gällande lagstiftning för livsmedel och alkohol och syftar till att garantera hög kvalitet och god säkerhet för gästerna.

4. Deposition/förskottsbetalning

7A förbehåller sig rätten att ta kreditupplysning samt att begära förskottsbetalning (vid bokning av Salong 300, Loke & Palmsalen samt för privata evenemang).

En förskottsfaktura motsvarande 100 % av lokalhyran skickas efter att bokningen har bekräftats, med 30 dagars betalningsvillkor. Om bokningen görs mindre än 30 dagar före ankomst ska betalning ske senast 10 dagar före ankomst. En betalningslänk för kortbetalning bifogas också fakturan.

All övrig utrustning, mat samt eventuella tilläggskostnader faktureras efter genomfört arrangemang med 20 dagars betalningsvillkor.

Om förskottsbetalningen inte betalas inom angiven tid är bokningen inte bindande för 7A.

5. Ansvar för egendom

7A ansvarar inte för egendom som förvaras i konferenslokaler eller andra allmänna utrymmen. Om 7A eller någon av dess medarbetare agerat vårdslöst eller försumligt och därigenom orsakat att kundens eller deltagarnas egendom skadats eller gått förlorad, ansvarar 7A för detta gentemot kunden.

6. Kundens ansvar för skador

Kunden ansvarar för skador som kunden själv eller deltagare i arrangemanget orsakar 7A, oavsett om skadan uppkommit avsiktligt, genom vårdslöshet eller försummelse.

7. Betalningsvillkor

Kunden ansvarar för samtliga kostnader som uppstår enligt bokningen och arrangemanget. Betalning ska ske enligt överenskommelse.

Om betalning ska ske mot faktura ska kunden betala hela fakturabeloppet inom 20 dagar från fakturadatum. Om betalningsfristen överskrids har 7A rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med 8 %.

Samtliga priser anges exklusive moms. Moms tillkommer enligt gällande skatteregler.

8. Förbehåll för prisändringar

a) Om kostnaderna för att leverera enligt bokningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndighetsbeslut eller liknande omständigheter har 7A rätt att ta ut ett pristillägg motsvarande kostnadsökningen.

b) Om 7A vill förbehålla sig rätten till prisökningar av andra skäl än de ovan angivna ska kunden tydligt informeras om detta vid bokningstillfället.

c) 7A ska omedelbart informera kunden när en prisökning sker.

9. Force majeure

Strejk, lockout, brand, explosion, krig eller krigsliknande tillstånd, betydande begränsningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll ger leverantören rätt att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

10. Avbokningsregler för konferenslokaler

För bokningar som omfattar flera lokaler i olika kategorier gäller avbokningsreglerna för den största bokade lokalen.

Avbokning ska ske skriftligen.

Avbokningsvillkor 30 dagar

Avbokning ska göras senast 30 dagar före bokningsdatum. Avbokning som sker senare än 30 dagar före bokningsdatum debiteras med 100 % av bokningens totala värde.

Avbokningsvillkor 60 dagar

Avbokning ska göras senast 60 dagar före bokningsdatum.

• Avbokning mellan 60 och 30 dagar före bokningsdatum debiteras med 50 % av bokningens totala värde.

• Avbokning senare än 30 dagar före bokningsdatum debiteras med 100 % av bokningens totala värde.

Avbokningspolicy

På 7A värnar vi om värderingarna jämlikhet, mångfald och respekt för alla människor. För att säkerställa att våra evenemang och samarbeten överensstämmer med dessa principer har vi fastställt följande avbokningspolicy:

7A förbehåller sig rätten att, utan påföljd, ställa in ett evenemang eller säga upp ett avtal om det bedöms att evenemanget eller den avtalsslutande organisationen bryter mot våra grundläggande värderingar om alla människors lika värde och värdighet.

Detta inkluderar, men är inte begränsat till, fall av diskriminering, hatretorik eller aktiviteter som motverkar principerna om jämlikhet och inkludering.

Genom att boka hos 7A godkänner du att följa dessa riktlinjer och är införstådd med att överträdelser kan leda till att ditt evenemang eller avtal avbokas, efter 7A:s eget bedömande.

Avbokningsvillkor 90 dagar

Avbokning ska göras senast 90 dagar före bokningsdatum.

• Avbokning mellan 90 och 45 dagar före bokningsdatum debiteras med 50 % av bokningens totala värde.

• Avbokning senare än 45 dagar före bokningsdatum debiteras med 100 % av bokningens totala värde.

Avbokningsvillkor 120 dagar

Avbokning ska göras senast 120 dagar före bokningsdatum.

• Avbokning mellan 120 och 90 dagar före bokningsdatum debiteras med 50 % av bokningens totala värde.

• Avbokning senare än 90 dagar före bokningsdatum debiteras med 100 % av bokningens totala värde.

12. Avbokningsvillkor för mat och dryck

Upp till 10 % av det bokade antalet deltagare kan justeras utan kostnad fram till 7 arbetsdagar före ankomst.

Bokningens värde består av all bokad mat, dryck, samtliga lokaler samt annan utrustning för det bokade antalet gäster.

Bekräftelsen gäller i sin helhet. Om ändringar önskas, vänligen kontakta oss för att uppdatera bokningen och bokningsbekräftelsen.

Alla typer av ändringar eller avbokningar är endast giltiga om de sker via e-post till din huvudkontaktperson.

Betalningsvillkor är 20 dagar netto. Dröjsmålsränta om 8 % per månad debiteras från fakturans förfallodatum.

Denna bokningsbekräftelse bekräftar din bindande beställning. Eventuella korrigeringar eller felaktigheter måste meddelas oss senast 24 timmar efter mottagandet av bokningsbekräftelsen.

För bokningen gäller i övrigt Visita – Svensk Besöksnärings allmänna villkor, om inget annat har avtalats.

Villkor och bestämmelser – SIHC

Avbokning ska göras senast 100 dagar före det första bokningsdatumet.

• Avbokning mellan 100 och 60 dagar före det första bokningsdatumet debiteras med 50 % av bokningens totala värde.

• Avbokning senare än 60 dagar före det första bokningsdatumet debiteras med 100 % av bokningens totala värde.

Avbokning av förtäring och/eller teknisk utrustning

Avbokning eller ändringar som görs senare än 7 dagar före bokningsdatum debiteras med 100 % av bokningens totala värde.